Elektroniska inköp

Elektronisk handel, e-handel, är kommunens sätt att göra inköp, beställningar och ta emot fakturor elektroniskt. Kommunens avtalsleverantörer ska ha möjlighet att ta emot en elektronisk order och skicka elektroniska fakturor. Det finns flera olika lösningar som leverantörer kan använda sig av.

Elektronisk handel

Ängelholms kommun ställer krav på elektronisk handel i flertalet av våra upphandlingar eftersom vi kan erbjuda alla leverantören en lösning för e-handel. Ni som leverantör till Ängelholms kommun kan e-handla med oss oavsett om ni har en egen lösning eller vill använda vår Leverantörsportal.

Elektronisk handel kan fungera på följande sätt

Egen EDI lösning enligt SFTI-standard

Leverantören integrerar sitt system med kommunens e-handelssystem, Visma Proceedo. För anslutning till Visma Proceedo, kontakta kommunens kundtjänst.

Supplier Center (Leverantörsportalen)

En kostnadsfri tjänst för att ta emot order, skicka ordersvar, skicka faktura samt posta in katalog.

Mail

Mailorder/mailordersvar med en katalog i Excelformat alternativt ett formulär kopplat till sig.

Det enklaste sättet är att du ansluter till kommunens lösning

Ett enkelt sätt är en anslutning där order skickas med e-postmeddelanden och kostnadsfri tillgång till en webbportal, där leverantören kan skapa en elektronisk faktura. Detta sätt tillhandahålls av kommunen och gör därmed att leverantören inte behöver investera i något system.

Elektroniska fakturor

Elektroniska fakturor som skickas till oss ska innehålla dessa fält:

  • Leverantörens namn och adress
  • Leverantörens organisationsnummer/VAT nummer
  • Leverantörens plusgiro/bankgiro eller bankkontonummer (clearing och kontonummer)
  • Fakturanummer
  • Fakturadatum
  • Förfallodatum
  • Fakturareferens (åtta siffror lång referenskod)
  • Vårt ordernummer (om order mottagits via vårt ordersystem så ska ordernumret, nio siffror, returneras i ordernummerfältet.)
  • Kundens (Ängelholms kommuns) namn och adress
  • Kundens (Ängelholms kommuns) organisationsnummer/VAT nummer
  • Beskattningsunderlag (nettobelopp) per momssats
  • Momssatsen % ska anges (mervärdesskatt)
  • Momsbeloppet ska anges
  • Om omvänd byggmoms gäller ska det framgå
  • Vad fakturan avser (mängd, art) och vilken period varan eller tjänsten omsatts
  • Om leverantör är godkänd för F-skatt ska det framgå på fakturan

E-handel resulterar i hög avtalstrohet då kommunens anställda lotsas att beställa från leverantörer som har avtal med kommunen. Alla dessa leverantörer är samlade i e-handelssystemet vilket gör det lättare för beställarna att hitta rätt leverantör och rätt pris.

Systemet ger underlag för statistik över vad som inhandlas i kommunen och vilka inköpsbehov som finns. För leverantörernas del ger e-handelssystemet möjlighet till ett elektroniskt skyltfönster, där varor och tjänster kan visas upp på ett attraktivt sätt med bilder och bra sökord.

I de fall kommunen handlar av en leverantör som kommunen inte har avtal med, används elektronisk rekvisition. Denna skrivs ut av inköpande personal och tas med vid inköpstillfället. Även från dessa leverantörer vill kommunen ha en elektronisk faktura.

Sidinformation

Publicerad:
2024-05-15