Väsentliga personalförhållanden

Stolta och engagerade medarbetare

För att kunna leverera service av god kvalitet till alla våra invånare inom kommunens alla verksamheter och ansvarsområden behöver vi stolta och engagerade medarbetare, som mår bra och trivs med sina arbetsuppgifter. En god arbetsmiljö och ett agilt förhållningssätt är viktiga delar för att kommunen ska utvecklas och nå målen i verksamheterna. Kompetensförsörjningen handlar om att engagera, utveckla och skapa goda förutsättningar för alla våra medarbetare, samt att attrahera nya medarbetare som vill vara med och bidra till kommunens måluppfyllelse och utveckling. Vi står inför utmaningen att kompetensförsörja och trygga framtidens välfärd.

Under hösten har vi tillsammans på HR-avdelningen arbetat fram en ny organisationsstruktur och tagit fram nya arbetssätt. Syftet är att skapa större värde och tydlighet för organisationen genom att arbeta mer proaktivt och verksamhetsnära samt att säkerställa att vi samtidigt får framdrift i våra stora strategiska och övergripande uppdrag, såsom chefsutveckling, kompetensförsörjning, arbetsgivarvarumärke, hälsostrategi, arbetsmiljömål, lönebildning med mera.

Antalet medarbetare avser tillsvidareanställda och visstidsanställda med en anställning om mer än tre månader. Mätdatumet är den 31 december. Antal årsarbetare är beräknat på total utförd arbetstid under året (exkl. frånvaro) omräknat till heltid.

Rekrytering och personalomsättning

Rekryteringscentrum, som inrättades 2019, har under året utvecklat en kommungemensam kompetensbaserad rekryteringsprocess med avsikt att ytterligare höja kvalitén i rekryteringarna. Implementering i organisationen påbörjas i början av 2021 tillsammans med omfattande utbildningsinsatser. Det har under året genomförts ett antal chefsrekryteringar, bland annat på högsta nivå i form av tillsättningarna av Kommundirektör samt VD till respektive av de två kommunala fastighetsbolagen.

Kompetensförsörjningen handlar inte bara om att attrahera nya medarbetare, utan än mer om att våra befintliga medarbetare trivs och stannar hos oss. Personalomsättningen är ett mått på hur stor del av våra medarbetare som på egen begäran lämnar sin anställning i kommunen. Personalomsättningen, definierad som antal egna uppsägningar och pensionsavgångar i förhållande till antal tillsvidareanställda, har under året minskat något och uppgår till 8,1 % (2019 8,3 %). Av denna omsättning utgör 6,0 % egna uppsägningar.

Pensionsavgångarna utgör en betydande del av personalomsättningen. Under en lång rad av år har vi sett att en stor del av våra medarbetare fortfarande väljer att gå i pension vid den tidigare lagstadgade pensionsåldern 65 år, samt att något fler väljer att gå i pension före 65 år än som stannar kvar i tjänst efter 65 år. För möta kompetensförsörjningsbehovet behöver därför medarbetarna ges goda förutsättningar att arbeta längre.

Rekrytering

Under året har det genomförts en stor utbildningsinsats i vår kompetensbaserade rekryteringsprocess med målet att ytterligare höja kompetensen inom rekrytering bland chefer och chefsstöd. Utbildning i rekryteringsprocessen är också en obligatorisk del i introduktionen av nyanställda chefer.

Personalomsättning

Kompetensförsörjningen handlar dels om att attrahera nya medarbetare, men än mer om att våra befintliga medarbetare trivs och stannar hos oss. Personalomsättningen är ett mått på hur stor del av våra medarbetare som på egen begäran lämnar sin anställning i kommunen. Personalomsättningen, definierad som antal egna uppsägningar och pensionsavgångar i förhållande till antal tillsvidareanställda, ligger på samma nivå som året innan och uppgår till 8,1 % (2020 8,1 %). Andel egna uppsägningar har minskat och uppgår till 5,7 % (2020 6,0 %), medan andelen pensioner ökat till 2,4 % (2020 2,0 %).

Pensionsavgångarna utgör en betydande del av personalomsättningen, så för att möta kompetensförsörjningsbehovet behöver därför medarbetarna ges goda förutsättningar att arbeta längre. Under de senaste åren har vi sett att en stor del av medarbetarna fortfarande väljer att gå i pension vid den tidigare lagstadgade pensionsåldern 65 år, samt att något fler väljer att gå i pension före 65 år än som stannar kvar i tjänst efter 65 år. Av totalt 69 pensionsavgångar under 2021 var 19 vid 65 år, 26 före 65 år och 24 efter 65 år.

Kompetensförsörjningsprognos

Kompetensförsörjningsprognosen visar på behovet av nyrekrytering för att ersätta de medarbetare som slutar. Prognosen för de kommande 10 åren bygger på antaganden om pensionsavgångar baserat på nuvarande åldersstruktur, samt förväntad omsättning till följd av egna uppsägningar. Då antalet egna uppsägningar minskat de senaste åren har prognosen skrivits ned något. Det förväntade rekryteringsbehovet under tioårsperioden uppgår till cirka 2 560 personer. Prognosen avser tillsvidareanställd personal, och omfattar alltså inte vikarier och det rekryteringsbehov som behövs för att täcka vakanser vid frånvaro. Vidare bygger prognosen på oförändrad omfattning och bemanning av den kommunala verksamheten.

Prognosen omfattar pensionsavgångar och antagande om egna uppsägningar. Prognosen avser tillsvidareanställd personal (den omfattar alltså inte vikarier och det rekryteringsbehov som behövs för att täcka vakanser vid frånvaro). Prognosen tar inte heller hänsyn till eventuella förändringar i omfattningen av den kommunala verksamheten under prognosperioden.

Heltid som norm

Arbetet för att uppnå heltidsarbete som norm har fortsatt under året. SKR och Kommunal har kommit överens om att fortsätta arbetet med ”heltidsresan” fram till den 31 december 2024. Målsättningen med heltid som norm är att alla som vill ska få arbeta heltid. Under året har en enkätundersökning genomförts bland de som arbetar deltid inom kommunals avtalsområde i syfte att bland annat kartlägga skälen till deltidsarbete. Huvuduppdragen arbetar kontinuerligt med heltid som norm och mätningar av andelen heltid och sysselsättningsgrad ökar i nästan alla aktuella befattningsgrupper. I den stora gruppen undersköterskor/vårdbiträden har den genomsnittliga sysselsättningsgraden för tillsvidareanställda under året ökat från 88,3 % till 90,1 %.

Digitalisering av processer

Arbetet med att utveckla och digitalisera processer fortsätter med fokus på nytt intranät och att omvandla alla interna blanketter till e-tjänster. HR har mycket information på intranätet och ett omfattande arbete görs med att förtydliga, strukturera och målgruppsanpassa informationen till det nya intranätet. Det finns ett behov att målgruppsanpassa viss information enbart till chefer och därför har skapats en ”chefsflik”, som kommer att fungera som en chefshandbok. Detta syftar till att på ett enkelt sätt guida cheferna i olika typer av processer för att underlätta i det vardagliga arbetet.

Löneöversyn

Ängelholms kommun tillämpar verksamhetsutvecklande lönesättning med gemensamma lönekriterier. Det innebär att lönesättningen ska stödja verksamhetsutveckling och belöna goda arbetsresultat med en tydlig koppling mellan mål, prestation och resultat. Löneöversynen 2021 löpte enligt plan och nya löner från 1 april för samtliga medarbetare betaldes ut i april. Arbetsgivarens inriktning och ställningstagande inför löneöversyn 2021 var att särskilt beakta och premiera engagerade medarbetare med värdefull kompetens, erfarenhet och som särskilt medverkar till att nå verksamhetens mål och resultat. Ängelholms kommun vill behålla engagerade medarbetare och motverka eventuella marknadskrafter.

Under året har HR arbetat med chefer för att informera och stärka dem i deras roll som lönesättande chefer. HR har tagit fram ett nytt APT-material, bland annat en film om hur lönen bestäms samt förändrat och digitaliserat stödmaterialet för medarbetarsamtal. HR har även tillsammans med huvuduppdragen och Servicestöd påbörjat arbetet med en ny process för lönebildning med anledning av nya budgetrutiner.

Sjuktalsutveckling

Sjuktalsutvecklingen har även i år starkt påverkats av covid-19, men har ändå sjunkit i förhållande till 2020-års nivå. För 2021 är sjukfrånvaron räknad i timmar i förhållande till anställningstid 5,7 % (2020 6,3 %).

Nya arbetssätt under och efter pandemin

Coronapandemins framfart har tvingat verksamheterna att ställa om till en mer digital vardag med arbete på distans. Åtgärden var en av många restriktioner som infördes för att minska smittspridningen och synen på var arbete kan utföras har i och med detta både utmanats och omprövats.

Distansarbete

Många medarbetare har arbetat på distans större delen av året. En enkätundersökning genomfördes för att fånga medarbetarnas upplevelser av distansarbete under pandemin. Resultatet ger lärdomar om både positiva upplevelser och sådant som behöver utvecklas. Lärdomar som vi tar med oss in i det nya arbetslivet. Under hösten påbörjades en successiv återgång tillbaka till arbetsplatserna men i december kom nya direktiv i samband med ökad smittspridning, vilket gjorde att distansarbete återigen infördes. Kunskapen om att genomföra digitala möten och utbildningar har utvecklats under året och många lärdomar har gjorts.

Lärdomar vi fått under distansarbetet bidrar till en större flexibilitet i arbetssätt även efter pandemin. HR arbetar med att ta fram en vägledning i hur vårt framtida arbetssätt kan se ut och utgår ifrån de lärdomar i omställning som gjorts så att vi kan utvecklas och bli en mer attraktiv arbetsgivare. Intranätet har använts som en viktig kanal för att förmedla vad man som chef och medarbetare behöver tänka på vid distansarbete samt vad den sociala distanseringen innebär för hälsan.

Arbetsmiljöarbetet under coronapandemin

Att arbeta i en pandemi har gjort att vikten av att arbeta systematiskt med att säkra arbetsmiljön från smitta har varit prioriterad. Alla verksamheter har undersökt och bedömt riskerna, gjort åtgärdsplaner och rutiner utifrån rådande smittläge. Ständiga uppföljningar av riskbedömningarna har gjorts utifrån ändrade direktiv.

Ny leverantör av företagshälsovård

Ängelholms kommun har slutit avtal med ny leverantör av företagshälsovård. Från den 1 februari 2021 är det Feelgood, som i nära samarbete med kommunen, levererar företagshälsovård från sina nya lokaler i Vattnets Hus.

Familjen Helsingborg

Ledarutvecklingsprogrammen, som genomförs inom samarbetet Familjen Helsingborg, har också i stor utsträckning fått ställa om till aktiviteter på distans, så att ett stort antal chefer och medarbetare kunnat delta. I mentorsprogrammet, som också bidrar till ledarutvecklingen, har flertalet deltagare vittnat om positiva effekter av deltagandet. Inom ramen för traineeprogrammet har två traineer rekryterats till Ängelholms kommun under det gångna året - en verksamhetsutvecklare till Individ- och familjeomsorgen och en HR-utvecklare till HR-enheten.

Arbetad tid och personalkostnader

Andelen arbetad tid utförd av timavlönade (korttidsanställda mindre än tre månader) har minskat och utgör under året 9,2 % (2020 9,8 %). Andelen mertid har ökat och utgör 1,3 % (2020 1,1 %).