Kommunstyrelsen

1.1 Kommunstyrelsen

Målredovisning

Ge en god service och erbjuda digitala tjänster (Uppfyllt)

På grund av pandemin har Kundtjänst arbetat på distans mellan oktober 2020 och april 2021. Kontakt via besök har minskat samtidigt som telefonsamtal och digitala kanaler ökat. Kundnöjdheten ligger på en konstant hög nivå och det visar att verksamheten är flexibel att möta de förändrade behoven. Det pågår även ett kontinuerligt arbete med att förbättra e-tjänster för att invånarna enklare ska kunna genomföra sina ärenden.

Det är tryggt att bo i Ängelholm. (Uppfyllt)

Polisens trygghetsundersökning visar att kommunen går i en positiv riktning gällande hur trygga kommunens invånare känner sig. Mätningens övergripande ”problemindex” har sedan 2016 sjunkit från 1,63 till 1,38. Det pågår även ett arbete kring att förbereda kommunen för att arbeta under en höjd beredskap, det vill säga en krigsorganisation. Under året har cirka 15 högre chefer och delar av den politiska organisationen utbildats.

Skapa digitala lösningar som bidrar till snabba processer och en mer effektiv verksamhet (Uppfyllt)

Det pågår ett stort arbete kring att bygga kommunens nya intranät som kommer hjälpa medarbetare att hitta rätt information enkelt och inom utvecklingsområdet Digital Identitet skapas en automatiserad hantering av konton och inloggning. Arbetet med att införa Microsoft 365 fortlöper enligt plan.

Servicestöd har arbetat med att ta fram koncept kring automatisering genom att bland annat använda AI som förenklar kontering av fakturor. De har även arbetat med att förbättra e-tjänster och skapat integrationer som automatiskt flyttar information till rätt system.

Medborgarna har goda förutsättningar till självförsörjning genom arbete eller studier (Uppfyllt)

Arbetet med FINSAM, ett samarbete med försäkringskassan, arbetsförmedlingen och Region Skåne, fortgår för att skapa snabbare insatser och stödja personer till arbete och studier. Andra insatser är StepIN, Nästa steg, extratjänster, introduktionsanställningar, praktikplatser, höstjobb och vårjobb för ungdomar, språkorientering samt JagKan och Case Management.

Ängelholm arbetar offensivt för att ge det bästa klimatet för företagsamma människor (Uppfyllt)

Under våren genomfördes två utbildningsinsatser kopplat till service och myndighetsutövning med över 100 personer från kommunens olika verksamheter. Det har även gjorts 30 stycken djupintervjuer med kunder som varit i kontakt med bygglov, miljö- och planenheten som utmynnat i en åtgärdsplan för att förbättra tillgänglighet, bemötande och information i skrift.

Kommunens befolkning ska öka (Uppfyllt)

Kommunens befolkning har under året ökat med 723 personer vilket motsvarar 1,7 %. De närmaste åren förväntas Ängelholm fortsatt ha en kraftig befolkningsökning till följd av att flera stora byggprojekt pågår. För att locka nya invånare till kommunen pågår flera kommunikationsinsatser för att marknadsföra projekt och kommunen som helhet.

Arbeta för en hållbar integration för alla medborgare (Uppfyllt)

Genom JagKan får personer, som upplever eller har en diagnos på psykisk ohälsa, hjälp och coachning för att klara sina studier. Kommunen placerar även deltagare på Vejby IF:s loppis och en Second hand-affär för att arbetsträna. Förra årets lyckade projekt med Vårjobb och Höstjobb genomfördes även i år genom extra tillsatta kommunala och statliga medel. Totalt 28 ungdomar kunde erbjudas arbete.

Säkerställa kommunens framtida kompetensförsörjning. (Delvis uppfyllt)

HR-enheten har under året genomfört en utbildning för chefer och medarbetare som arbetar med rekrytering. Hittills har cirka 70 personer genomgått utbildningen vilket kommer att hjälpa verksamheterna att anställa rätt personer. Utbildningen har även fokus på att skapa en bra upplevelse för alla sökande vilket är en viktig del i att vara en attraktiv arbetsgivare.

Arbetet med en ny kompetensplattform har avstannat på grund av att verksamheten vill förlänga arbetet så att verktyget får en stor bredd inom organisationen. Kommunen har rekryterat en ny HR-chef som kommer fortsätta arbetet med att förankra metod och arbetssätt innan arbetet med att införa kompetensplattformen fortsätter.

Årets verksamhet

Efter 1,5 år i stabsläge återgick kommunen till att hantera pandemins effekter i ordinarie linjeverksamhet. Det var i mars 2020 som krisledningsstab tillsattes med uppgift att bevaka läget för att snabbt kunna vidta nödvändiga åtgärder. Det är första gången som både Krisledningsnämnd, Krisledningsgrupp och stab varit aktiverade samtidigt och fram till september 2021 genomfördes 130 stabsorienteringar för att informera, diskutera och hantera aktuella frågor.

Ängelholm gör det omöjliga möjligt

Den nya visionen för Ängelholms kommun presenterades den 27 september. Omkring tusen engagerade ängelholmare har varit med och delat med sig av mängder av goda idéer om hur vi tillsammans kan skapa ett ännu bättre Ängelholm. Kopplat till visionen finns även en särskild fond där invånare kommer kunna söka ekonomiskt stöd för att prova en god idé. Därutöver kommer samt en särskild visionsdag, öppen för alla, att arrangeras i Ängelholm.

Stora planer för Stationsområdet

Stadshusprojektet har under 2021 genomfört en förstudie med syfte att klarlägga organisationens olika behov samt bedömningar utifrån såväl invånarnytta som verksamhetsnytta när det gäller vilka enheter eller funktioner som ska placeras i nytt stadshus. Behovsanalysen har också utrett hur invånare, föreningar, näringsliv och besökare kan bli en del av det nya stadshuset. Utredningsarbetet har utförts i form av dialoger, enkäter, workshops och studiebesök. Resultatet av behovsanalysen kommer behandlas av styrgruppen under 2022 och det nya stadshuset beräknas stå klart 2026.

Under april har en milstolpe nåtts för Stationsområdet när 153 lägenheter blev redo för inflyttning på Nya saftstationen. Förutom lägenheterna öppnades även ett LSS-boende samt 5 kommersiella lokaler. Den andra etappen av Saftstationen blir färdig i maj 2022 med ytterligare 117 lägenheter. Det finns även ett stort intresse att flytta till Munka Ljungby och samtliga 35 tomter reserverades när etapp tre av Jordgubbsfältet såldes via kommunens tomtkö.

Tydligt och enkelt i kontakt med kommunen

Genom att mäta kundnöjdheten i alla samtal och mail som kommer in till Kundtjänst i realtid kan vi se att vår kundnöjdhet är hög och i synnerhet säger kunderna att det finns ett stort engagemang att lösa frågorna. Mätningen används som underlag för förbättring i vårt systematiska kvalitetsarbete som sker genom coaching av kundtjänsthandläggare, både i det fysiska kundmötet och på telefon. För att stötta andra delar av organisationen har Kundtjänst har genomfört två workshops och coaching i bemötande för bygglovs- och miljöenheten.

Förutom att erbjuda digitala tjänster är en snabb, korrekt och tillgänglig samhällsinformation ett viktigt kommunalt uppdrag. Kommunens webbplatser utvecklas ständigt och har tillsammans många besök per dag. Under 2021 har 252 nyheter publicerats på engelholm.se. Sociala medier är centrala för kommunens kommunikation med invånarna. Vid årsskiftet hade kommunens officiella Facebookkonto nått 7877 följare, en ökning med dryga 9 procent sedan fjolåret.

Lyckade insatser får fler i arbete

Flera av Vuxenutbildning och arbetsmarknads projekt har gett goda resultat. ESF-projektet JagKan, för personer med psykisk ohälsa har införts på Resurscenter och trots pandemin har 73 % av deltagarna i Finsamprojektet Nästa Steg gått vidare till arbete eller studier och arbetssättet kommer införas i ordinarie verksamhet. Av deltagarna i ESF-projektet StepIn är motsvarande siffra drygt 70 %.

För att skapa bättre förutsättningar att komma in i samhället utökades undervisningstiden för Svenska för invandrare (SFI) från de lagstadgade 15 timmar/vecka till 20 timmar/vecka. För att skapa en bättre samordning och göra det enklare för individer långt från arbetsmarknaden har Ekonomiskt bistånd och Arbetsmarknadsenheten slagits ihop.

Effektivare arbetssätt i kommunens verksamheter

Servicestöd arbetar med att utveckla en ny digital arbetsplats med ett nytt smart intranät och införande av Microsoft 365. Resultatet kommer att bidra till effektivare arbetssätt, modernare och mer positiv arbetsmiljö samt utvecklat samarbete inom kommunens olika verksamheter.

Digitaliseringsenheten har tagit fram koncept för automatisering och genomfört test i mindre skala på Ekonomi och kvalitet samt HR. Konceptet är nu redo att lanseras i hela kommunorganisationen under 2022. Det pågår även tester med sensorer i samarbete med Bjäre kraft. Redovisningsenheten arbetat mycket med digitalisering och effektivisering samt för att minska sårbarheten på enheten genom att fler kan arbetsuppgifterna. Under året har arbetet fortsatt för att ersätta blanketter med e-tjänster. Ekonomiskt bistånd arbetar med att koppla digitala ansökningar till verksamhetssystemen. Mindre administrativt arbete ger medarbetare mer tid att hitta rätt insatser för att stödja invånaren till att skaffa en egen försörjning.

Det har även pågått flera insatser för att öka samarbetet med AB Ängelholmshem. IT-driften för bolaget har flyttat från extern driftpartner till Ängelholms kommun och upphandlingsenheten har tagit fram en process för hur de ska arbeta gemensamt med upphandlingsfrågor. Avstämning sker regelbundet och i många fall kan både kommun och bolag samarbeta för att få fram gemensamma avtal. Det har även gjorts tester med gemensam kundservice och möjligheten att samköra växel och telefoni, men det fungerar i dagsläget inte optimalt.

Ekonomisk analys

Sammantaget redovisar kommunstyrelsen ett överskott om 5,5 mnkr.

Kommunstyrelsen inklusive krisledningsnämnden (-1,6 mnkr)

I avvikelsen ingår ett underskott om -2,5 mnkr eftersom den budgeterade effektiviseringsposten inte har fördelats ut till nämnderna. Anledningen till att det totala underskottet inte är högre är att medel för oförutsedda behov och evenemangsstöd inte har nyttjats fullt ut.

Huvuduppdrag Lärande och familj (-1,4 mnkr)

Det samlade resultatet år 2021 för Vuxenutbildning, Arbetsmarknadsenheten och Ekonomiskt bistånd uppgår till -1,4 mnkr.

Vuxenutbildningen redovisar ett överskott om 7,0 mnkr på grund av statliga bidrag för yrkesvux. Pandemin har medfört att staten tidigare sänkte kommunernas medfinansieringen från 50 procent till 30 procent. I augusti fick verksamheten besked om att man slopade medfinansieringen helt år 2021. Det gjorde att det kom ytterligare tillskott av medel som inte budgeterats. Vuxenutbildningen har även sökt statliga medel för validering och Lärcentrum, vilket innebar ytterligare 1 mnkr i statsbidrag.

I effekterna av pandemin har verksamheten haft en stor ökning av utbetalt ekonomiskt bistånd. Budgetavvikelsen uppgår till -8,8 mnkr. Budgetunderskottet är i paritet med den långsiktiga åtgärdsplanen som beslutades under året. En rad åtgärder har genomförts under året såsom ESF-projektet StepIN, Finsam-projektet Nästa steg och förstudien En väg in samt projektet för språkorientering. Detta med målsättning att korta tiden för självförsörjning. Andra åtgärder som genomförts är att nyanlända har kunnat påbörja sina SFI-studier trots att de inte fått sitt fullständiga personnummer. Kartläggning av alla individer som uppbär ekonomiskt bistånd har även gjorts under året. Detta i syfte att hitta rätt form av insats för självförsörjning och att undvika ett långsiktigt beroende av ekonomiskt bistånd.

Mindre överskott finns också för enheten Jobb Ängelholm.

Kommunledning och Servicestöd (+8,5 mnkr)

Kommunledning och Servicestöd har en positiv budget­avvikelse på 8,5 mnkr. Ett överskott finns om 4,1 mnkr till följd av lägre kostnader för förvaltningstjänster som Ängelholmslokaler utför vid kommunens egna fastigheter. Mark- och exploateringsenheten har ett överskott om 2,3 mnkr till följd av förskjutning av kostnader i projekten för Kallbadhus och planprogram för Fridhem. Överskottet beror också på lägre kapitalkostnader om sammanlagt 1,9 mnkr. Något lägre kostnader än budgeterat till Räddningstjänstförbundet bidrar också till överskottet.

Investeringsredovisning

Kommunstyrelsens investeringsnivå uppgår för 2021 till 7,7 mnkr, vilket är 9,7 mnkr lägre än budgeterat. Huvudanledningen är att medlen för Kommunövergripande digitalisering, IT-säkerhet och Allmän markreserv inte har förbrukats fullt ut.

Framtid

Flera oroande hackerattacker i omvärlden visar att den nya tekniken också innebär andra typer av risker och åtgärder för att göra organisationen mindre sårbar för dataintrång pågår. Förutom tekniska åtgärder arbetar kommunens medarbetare med att säkerhetsklassa information i samband med de överföringar till externa molntjänster som pågår.

Upphandlingsenheten genomför tester av det digitala verktyget Decimalen som kommer kunna ge en bättre helhetsbild över inköpsprocessen. Genom att arbeta med så kallad spendanalys kan enheten underlätta hantering av leverantörer, minska andelen inköp utanför avtal, öka lokala inköp och enklare påverka inköpsbeteende.