Använd de här tio punkterna som en checklista för att klarspråka dina texter, oavsett om det är på webben, intranätet eller när du kommunicerar med din målgrupp.

Klarspråk står för ett klart och tydligt språk som är anpassat till den som ska läsa texten. Det är motsatsen till det traditionella myndighetsspråket, som är tillkrånglat med långa meningar och abstrakta och svårbegripliga ord.

Vi har en demokratisk skyldighet att inkludera alla mottagare av vår kommunikation och skriver därför vårdat, enkelt och begripligt!

Exempel på text som INTE är klarspråkad:

"Vidarebefordra ansökan för ytterligare behandling enligt gällande förfarande."

Exempel på klarspråk:

"Skicka in din ansökan för att få den behandlad."

1. Anpassa språket för mottagaren

Tänk efter vem du skriver för - vilken målgrupp har du? Är ni på samma våglängd?

Är mottagaren någon som du talar fackspråk med, välj ett sådant språk. Är det en invånare som inte är bevandrad inom ditt område? Utgå då från att du måste välja bort fackuttryck och förklara vissa begrepp på ett begripligt sätt.

Underlätta för mottagaren att enkelt ta till sig ditt budskap. En effektiv kommunikation gynnar alla.

2. Det viktigaste först

Vänta inte med slutklämmen sist, för då blir den kanske aldrig läst. Tänk också på att den första meningen ska väcka intresse till att läsa vidare.

En text kan börja så här: "Nästa år inför vi fyra dagars arbetsvecka". (Inget inledande "lull-lull", utan pang på rödbetan bara!)

3. Gör beskrivande rubriker

Många skumläser en text för att snabbt få överblick och hitta information man söker. En informativ och beskrivande rubrik lyfter fram den viktigaste innebörden i texten. Då är det lätt att avgöra om det lönar sig att läsa vidare i stycket eller inte.

Rubriken ”Pyttebron var tågbro för drygt sjuttio år sedan” säger mer än ”Bakgrund”.

4. Skriv ingress för att sammanfatta

En bra ingress väcker intresse och ger läsaren en tydlig bild av innehållet. Testa gärna med en kollega för att se om 2-3 meningar räcker för att ge en tydlig bild av det du vill kommunicera.

5. Dela upp i stycken

Dela upp din text i flera korta stycken. En text utan styckeindelning ger ett tungt och kompakt intryck och lockar inte till läsning. Texten bör bestå av många och korta stycken.

En god tumregel är att ge varje ny tankegång ett eget stycke, alltså med en blankrad emellan.

Rådet från proffsen är att inte ta med extra information för säkerhets skull. Denna önskan om att ge hela bilden och täppa till alla hål riskerar att få motsatt effekt. Det kan göra att texten blir svår att tolka och förstå.

6. Gör texten överskådlig med punktlistor

Uppräkningar blir tydligare om du skriver dem i en punktlista istället för i löpande text. Men tänk på att det finns olika typer av punktlistor som ska användas olika beroende på innehållet i listan.

7. Tonen och tilltalet

Om vi använder ett högtravande och byråkratiskt språk påverkas bilden av oss negativt. Vi distanserar oss från mottagaren och kommer upplevas stela och opersonliga.

Även om det kanske inte alltid är formellt korrekt, så kan det i många situationer vara bättre att skriva brandkåren än räddningstjänsten och lämpligare med ordet fyrverkeri än pyroteknik. Ochdet fungerar oftast bättre att skriva asfalt än bitumenstabiliserad vägöverbyggnad, trots att det inte är exakt samma sak.

Du-tilltal

Genom att använda "du" (eller "ni" om flera mottagare) upplevs budskapet mer personligt och mindre formellt. Vi skriver aldrig du eller ni med stor bokstav.

Vi och enheten

I brev kan du skriva jag om det verkligen är du själv som gjort eller kommer att göra något. För att variera pronomen som jag, vi och enheten är det lämpligt att först skriva enhetens namn och sedan övergå till att skriva vi.

Så här: “Kommunikationsenheten har fått i uppdrag att göra en upphandling av skyltar för information om våra ständer. Vi kommer därför att ersätta alla befintliga skyltar innan starten av badsäsongen den 15 maj i år.”

Inkluderande tilltal

Vi lämnar ingen utanför och håller därför språket könsneutralt när kön är ovidkommande. Skriv därför lärare och justerare och inte lärarinna och justeringsman.

Undvik det anonyma man

Det är opersonligt att inte berätta vem som utför handlingen i en sats. Det går nästan alltid att ersätta med något mera konkret, så sträva efter det!

8. Undvik att försöka imponera

Skrytfenor - onödiga förlängningar

För att få en text att låta märkvärdigare än den är kan det vara frestande att göra orden längre och mer komplicerade.

Exempel på skrytfenor är ändelsen -process i ordet utvecklingsprocess, ändelsen -ställning i ordet frågeställning, ändelsen -sättning i ordet målsättning och ändelsen -bild i ordet riskbild.

Skriv utveckling, fråga, mål och risk. Språket blir varken bättre eller finare, men längre och svårare att förstå.

Substantivsjukan - när man gör substantiv av verb

"Vi arbetar för närvarande med framtagande av nytt regelverk för användande av mobiltelefoner." Orden i fetstil har blivit substantiv, när de enklare kunde skrivas som verb: "Just nu tar vi fram nya regler för hur vi ska använda mobiltelefonerna."

Ordet "framtagande" låter visserligen mer imponerande (och distanserat) än att bara säga "ta fram". Men låt oss i stället imponera genom att skriva enkelt, vårdat och begripligt!

9. Skriv ut förkortningar

Använd inte förkortningar i löpande text. Vi ska inte använda oss av förkortningar på kommunala nämnder, huvuduppdrag eller enheter. Vi skriver alltså ut överförmyndar-nämnden och inte bara ÖFN.

10. Använd Aktiv verbform

Försök att skriva i aktiv form. På så vis framgår tydligt vem som beslutade, vem som städade, menade, ansåg, skrev och så vidare. Jämför meningarna, med de passiva verben i meningen först och de aktiva verben i meningen efter:

Skriv inte: ”Det beslutades att det skulle bli fler cykelställ vid Nyhemsskolan.”
Skriv: ”Rektorn beslutade att det skulle bli fler cykelställ vid Nyhemsskolan.”

Skriv inte: ”Rummen städas varje dag.”
Skriv: ”Vi städar rummen varje dag.”