Representanter från Ängelholms kommun åkte på studiebesök till Gentofte kommun under hösten 2022 för att få fördjupad information om arbetssättet för att kunna planera och genomföra vår första uppgiftskommitté på ett bra sätt. Den grundläggande idén bakom upplägget är att ämnet för uppgiftskommittén ska lösas genom att arbeta intensivt under en kortare tidsperiod på ett begränsat antal träffar. Träffarna ska vara effektiva och kreativa och fånga upp de olika deltagarnas tankar och erfarenheter utifrån deras identifierade expertisområden. Denna första uppgiftskommitté har träffats sju gånger plus genomfört ett studiebesök under perioden 10 november 2022 till 15 maj 2023. Träffarna föregicks av ett beredningsarbete, beslut i Kommunstyrelsen och uttagning av deltagarna. När resultatet av arbetet är klart avvecklas kommittén och förslaget lämnas till politiken för vidare ställningstagande.

Parallellt med uppgiftskommittén har det funnits en arbetsgrupp med tjänstepersoner från kommunen som representerat olika verksamheter relevanta för ämnet och som bidragit till kommitténs arbete med faktaunderlag utifrån sin expertkompetens, till exempel gällande föreningsliv, kulturskola och lokaler. Det har också funnits två projektledare och facilitatorer vars ansvar har varit att leda processen framåt med en tydlig röd tråd, planera och genomföra träffarna och analysera och sammanställa framtaget material till en färdig produkt samt en projektansvarig chef med en konsultativ roll som har utgjort kopplingen till kommunledning och politisk ledning i övergripande frågor och prioriteringar.