Processen för uppgiftskommittén kan delas in i två huvudsakliga delar. Först en del med informationsinsamling och inhämtning av inspiration (träff 1–3) och sedan en del med konkretisering och beredning av det faktiska förslaget (träff 4-7).

Upplägget på träffarna för uppgiftskommittén har sett ut enligt följande:

Träff 1 - startskottet för kommittén med vision och värdegrund för kulturhuset i fokus

När: 10/11–2022, kl. 17.00-19.00
Var: Möteslokal på Stadsbiblioteket.

Agenda

Information om uppgiftskommitténs uppdrag samt ta fram värdeord och vision för kulturhuset.

Syfte/fokus

Ge deltagarna möjlighet att lära känna varandra och hitta en gemensam startpunkt för arbetet framåt.

Genomförande

Inledande information med presentation av uppdraget och kort bakgrund kring behovet av ett kulturhus. Presentationsrunda där alla deltagare berättade om sin bakgrund plus vilka förväntningar man hade på uppgiftskommitténs arbete. Diskussion där alla i gruppen fick delge sina tankar kring hur de skulle jobba tillsammans och vad de skulle göra för att skapa en bra dialog vilket resulterade i spelregler. Workshop i två delar med fokus på att starta ett samtal om kulturhuset och forma gruppens första vision av kulturhuset; hur de vill att användarna ska uppleva kulturhuset och hur det ska kännas. I del 1 delades gruppen upp i två mindre grupper där man pratade om hur man ville att kulturhuset skulle kännas. Detta resulterade i värdeord för arbetet framåt. I del två delades gruppen upp igen i två mindre grupper där de fick fria ramar att med bilder och ord skapa mood boards för att beskriva kulturhuset visuellt. Avslut med reflektion av träffen.

Träff 2 - Inblick i kulturskolans verksamhet och lokaler

När: 16/1-2023, kl. 16.30-18.30
Var: Möteslokal på kulturskolan.

Agenda

Presentation av kulturskolan plus studiebesök i kulturskolans lokaler samt börja ta fram behov kring kulturhuset.

Syfte/fokus

Ge deltagarna i kommittén en chans att själva uppleva kulturskolans behov och lokalernas brister samt börja kartlägga övergripande behov för kulturhuset.

Genomförande

Inledande information om kulturskolan av rektor Per Tholin. Rundtur i kulturskolans lokaler inklusive ett kort studiebesök på en musikallektion. Workshop med fokus på att ta fram behov för kulturhuset utifrån olika teman. Gruppen delades upp i fem mindre grupper och fick tänka helt fritt utifrån olika teman; dans, teater, musik, konst och litteratur samt foto, film och digital kultur.

Träff 3 - Workshop med fokus på användarupplevelsen

När: 7/2-2023, kl. 17.00-19.30
Var: Möteslokal på Stadshuset.

Agenda

Presentation av kommunfakta plus det fria kulturlivet samt fortsätta kartlägga behov kring kulturhuset.

Syfte/fokus

Ge deltagarna möjlighet att lära sig mer om användarna i kommunen för att sedan fortsätta behovsanalysen och gå mer på djupet i behoven utifrån olika perspektiv.

Genomförande

Inledande information med fakta om kommunen av kvalitetsutvecklare Dag Lanneskog samt information om det fria kulturlivet av kulturstrategisk samordnare Susann Toft. Workshop med syfte att fortsätta ta fram behov för kulturhuset genom att fokusera på användaren. Gruppen delades in i fem mindre grupper för att djupdyka i användarnas perspektiv och göra användarresor utifrån samma tema som föregående träff. I arbetet med användarresorna målade deltagarna upp scenarion över vad som föranledde användarens besök på kulturhuset, vad som hände under besöket och vad som hände efteråt för att se vad som behöver vara på plats för att det ska vara ett lyckat besök. Redovisning av de olika användarresorna i helgrupp.

Träff 4 – Var kan nya kulturhuset ligga och vad är viktigt med platsen?

När: 1/3-2023, kl. 17.00-19.30
Var: Möteslokal på Stadshuset.

Agenda

Presentation av tillgängliga tomter i kommunen samt diskutera kriterier för platsen.

Syfte/fokus

Uppmuntra deltagarna att fortsätta tänka kring vad som påverkar ett kulturhus samt ta fram kriterier för platsen och se vad som gör en plats attraktiv eller inte för ett kulturhus.

Genomförande

Inledande information av lokalsamordnare Olof Scholtz med fakta om tillgängliga tomter samt huruvida det finns befintliga fastigheter att bygga om eller inte. Dialog där deltagarna kunde ställa alla sina frågor till

Olof kring tomter och vad man bör tänka på. Workshop med fokus på kriterier för platsen. Gruppen delades in i mindre grupper och varje grupp tilldelades en av de tillgängliga tomterna för att analysera den. Redovisning av gruppernas tankar i helgrupp. Sedan fick var och en av deltagarna rangordna tomterna utifrån vilken deltagaren själv tyckte passade ett kulturhus bäst.

Studiebesök på kulturhuset Najaden

När: 12/3-2023, kl. 09.30-14.30
Var: Kulturhuset Najaden i Halmstad.

Syfte/fokus

Ge deltagarna möjlighet till omvärldsbevakning och uppleva hur kulturhus ser ut i andra kommuner med liknande förutsättningar för att hjälpa kommitténs process framåt genom att ta del av andras lärdomar, utmaningar och tips, samt få möjlighet att ställa frågor.

Genomförande

Elva av kommitténs sexton deltagare åkte tillsammans med projektledarna till Halmstad för att besöka Kulturhuset Najaden. Kommittén togs emot av Marcus Lundberg som är enhetschef för Najaden på Kulturförvaltningen i Halmstads kommun. Marcus höll en presentation och berättade bland annat om deras förutsättningar med ombyggnation av ett gammalt tryckeri, hur de löst svåra tekniska utmaningar samt gav oss tips utifrån deras erfarenheter. Marcus visade även runt i kulturhusets lokaler, bland annat deras scen där kommittén fick uppleva fördelarna med ett elektroakustiskt system.

Träff 5 – Så går det till att bygga ett kulturhus samt prototypbygge med lego

När: 21/3-2023, kl. 17.00-19.30
Var: Lokal på Järnvägens Museum

Agenda

Presentation av processen från beslut till byggande samt bygga prototyper av kulturhuset.

Syfte/fokus

Ge deltagarna förståelse för hur det går till att bygga ett hus av sådan här speciell karaktär och processens olika steg samt ta fram kriterier för själva byggnaden för att se vad som är viktigt för kommittén gällande design och praktisk utformning.

Genomförande

Inledande dialog kring studiebesöket på Kulturhuset Najaden med deltagarnas reflektioner kring vad som var bra med det kulturhuset, vad som var mindre bra och vad kommittén kan ta med sig i arbetet framåt. Presentation från planchef Alexander Bredén Jonsson med fakta om hur en planprocess inför byggande går till. Dialog där deltagarna kunde ställa alla sina frågor till Alexander kring processen och vad den innebär för ett kulturhus. Workshop med fokus på kriterier för själva byggnaden och dess utformning. Gruppen delades in i två mindre grupper och varje grupp fick i uppgift att bygga en prototyp med hjälp av lego av hur de vill kulturhuset ska se ut. Redovisning av prototyperna och gruppernas tankar i helgrupp. Prototyperna i sig var inte huvudpoängen utan byggandet med lego fungerade som en katalysator för dialog; ett praktiskt verktyg för att sätta igång deltagarnas tankar och få fram kriterier och idéer för huset.

Träff 6 – Behov och önskemål av ett nytt kulturhus trattas ner och fördjupas

När: 11/4-2023, kl. 17.00-19.30
Var: Möteslokal på Stadsbiblioteket.

Agenda

Prioritera behov och önskemål samt gå djupare in på behoven kring scen.

Syfte/fokus

Visa deltagarna vad de diskuterat hittills under arbetets gång för att säkerställa att alla behov är uppfångade eller om något behöver läggas till eller utvecklas samt ge deltagarna möjlighet att tänka kring prioriteringar och vad som är viktigast.

Genomförande

Inledande information av projektledarna som gick genom vad kommittén kommit fram till hittills. Presentation av en behovssammanställning uppdelad i fem olika teman: innehållet, praktiskt, platsen, byggnaden och scenen. Dialog kring scenen för att utveckla kommitténs tankar kring behoven som rörde scenen. Först två och två och sedan helgrupp. Workshop med fokus på resterande fyra teman för att säkerställa att alla behov som lyfts är med i sammanställningen eller om något behövde läggas till eller utvecklas. Kommittén delades in i fyra mindre grupper som analyserade sammanställningen av vars ett tema i taget tills grupperna analyserat alla fyra teman. Prioritering av de olika behoven för att se vilka behov kommittén anser är viktigast för kulturhuset som helhet. Varje deltagare fick vars 10 gröna pluppar och 5 röda pluppar som de fick sätta på behoven de ansåg var extra viktiga respektive minst viktiga.

Träff 7 – Kommittén går igenom sitt förslag som helhet samt gemensam avslutning

När: 15/5-2023, kl. 16.45-20.00
Var: Möteslokal på ÄHLM Market.

Agenda

Presentation av kommitténs förslag som helhet för sista input och kommentarer samt gemensam avslutning.

Syfte/fokus

Ge deltagarna möjlighet att läsa, komma med kommentarer och godkänna det sammanställda förslaget där deras tankar genom hela processen nu är nedskrivna och formulerade till texter. Gemensam avslutning för att tacka för deltagarnas engagemang genom denna nya arbetsmetod.

Genomförande

Inledande information av projektledarna som presenterade upplägget för dagens träff. Workshop där kommitténs deltagare individuellt läste de utsnitt ur slutrapporten som behandlade själva resultatet (alltså inte texterna med inledning, arbetsmetod eller dylikt). Texterna fanns uppsatta på väggen och även utskrivna. Deltagarna skrev kommentarer med tankar, frågor, utvecklingsförslag etcetera på små lappar och fäste bredvid texterna på väggen. Dialog i helgrupp där alla lappar gicks genom. Kommitténs sista träff avslutades med diplomutdelning och gemensam middag.